Cum modifici domeniul certificat ISO (extindere)

Ai adăugat o activitate nouă sau un punct de lucru, iar domeniul scris pe certificat nu le mai acoperă. Domeniul unui certificat ISO se modifică prin organismul care l-a emis: extinderea cere un audit de extindere, reducerea se face printr-o notificare scrisă, iar la final primești un certificat nou cu aceeași dată de expirare.

Nu poți schimba singur textul de pe certificat. Orice modificare trece prin organismul de certificare, fiindcă el a evaluat activitatea și a emis certificatul ISO 9001.

Ce poți modifica la domeniul certificat

Sunt trei situații în care domeniul de pe certificat se schimbă:

• extindere: adaugi o activitate, un serviciu sau o linie nouă de producție
• reducere: scoți o activitate pe care nu o mai faci
• locații: adaugi sau elimini un punct de lucru față de cele auditate inițial

Diferența practică e simplă. Extinderea înseamnă activitate nouă, deci organismul trebuie să o vadă printr-un audit înainte să o treacă pe certificat. Reducerea scoate ceva ce ai dovedit deja, așa că nu mai cere audit, doar o reemitere a certificatului.

Cum extinzi domeniul

Extinderea urmează aceiași pași ca o certificare, dar doar pentru activitatea nouă:

1. Anunți organismul de certificare că vrei să adaugi o activitate sau o locație.
2. Organismul analizează cererea și stabilește cât audit e nevoie.
3. Se face auditul de extindere, separat sau împreună cu auditul de supraveghere anual.
4. După un rezultat favorabil, primești certificatul cu domeniul actualizat.

Condiția de bază este ca activitatea să fie deja funcțională la tine în firmă. Auditorul cere dovezi: contracte, proceduri, înregistrări. O activitate trecută pe hârtie, fără să o faci în realitate, nu trece auditul.

Pot face extinderea odată cu auditul de supraveghere?

Da. Auditul de supraveghere acoperă oricum minimum o treime din domeniu, așa că organismul poate cupla extinderea cu vizita anuală. Economisești o deplasare și o parte din cost. Un audit de extindere nu înlocuiește însă supravegherea sau recertificarea, acestea rămân la termenele lor.

Cât costă și cât se schimbă pe certificat

Reducerea domeniului nu costă nimic în plus, fiindcă nu cere audit. Trimiți o notificare scrisă, iar organismul reemite certificatul fără activitatea scoasă. Extinderea costă în funcție de câte activități și locații adaugi, iar tariful îl stabilește organismul. De regulă e o fracțiune din costul certificării inițiale, mai ales dacă o cuplezi cu supravegherea.

Certificatul nou păstrează aceeași dată de expirare ca cel original. Extinderea actualizează domeniul în ciclul existent de 3 ani, fără să îl pornească de la capăt.

Ai un SRL cu 12 angajați care face instalații electrice. Pe SEAP apare o licitație de 450.000 lei care cere ISO 9001 pe execuție, cu termen de depunere în 20 de zile. Certificatul tău are domeniul doar pe “comercializare de materiale electrice”. Ceri extinderea pe execuție, organismul programează auditul în câteva zile, iar după rezultat primești certificatul actualizat înainte de termen. Fără extindere, oferta e respinsă la calificare conform Legii 98/2016, oricât de bun ar fi prețul.

Cât durează să modifici domeniul?

Reducerea e rapidă, câteva zile pentru reemiterea certificatului. Extinderea depinde de programarea auditului și de complexitatea activității noi, de obicei una până la câteva săptămâni. Dacă o cuplezi cu auditul de supraveghere deja programat, câștigi timp.

Trebuie să anunț organismul de orice schimbare în firmă?

Da, dacă schimbarea atinge domeniul certificat: activități noi, puncte de lucru noi, modificări mari de procese. Organismul decide dacă e nevoie de audit. După orice modificare, poți verifica certificatul ISO la organism ca să confirmi că domeniul apare corect actualizat.