Dacă ai certificare ISO 9001 sau te pregătești pentru audit, analiza de management e una dintre cerințele pe care auditorul o verifică aproape întotdeauna. Clauza 9.3 din ISO 9001:2015 cere ca managementul de vârf să analizeze periodic sistemul de management al calității. Fără această analiză documentată, primești neconformitate.
Înțelege ce e analiza de management
Analiza de management (numită în standard „analiza efectuată de management”) este o ședință periodică în care conducerea firmei evaluează dacă sistemul de management al calității funcționează. Nu e un audit. Nu e o inspecție. E o ședință în care directorul și responsabilii analizează date concrete și iau decizii.
Scopul, conform clauzei 9.3.1, este să asigure că sistemul rămâne adecvat, eficace și aliniat cu direcția strategică a firmei.
Pregătește datele de intrare
Standardul listează în clauza 9.3.2 șase categorii de informații pe care trebuie să le pregătești înainte de ședință:
| Nr. | Element de intrare | Ce pregătești concret |
|---|---|---|
| 1 | Stadiul acțiunilor din analiza anterioară | Lista acțiunilor stabilite data trecută și stadiul lor (finalizat, în curs, întârziat) |
| 2 | Schimbări în contextul intern și extern | Factori noi care afectează firma: legislație, piață, personal, tehnologie (vezi analiza de context) |
| 3 | Performanța sistemului | Satisfacția clienților, grad de realizare a obiectivelor, performanța proceselor, neconformități și acțiuni corective, rezultate ale auditului intern, performanța furnizorilor |
| 4 | Adecvarea resurselor | Personal suficient, echipamente funcționale, buget disponibil |
| 5 | Eficacitatea acțiunilor pe riscuri și oportunități | Ce ai făcut cu riscurile identificate și ce rezultate ai obținut |
| 6 | Oportunități de îmbunătățire | Ce ar putea funcționa mai bine, propuneri de la angajați sau clienți |
Din 2024, prin Amendamentul 1 la ISO 9001:2015, trebuie să demonstrezi că ai evaluat dacă schimbările climatice sunt relevante pentru contextul organizației. Asta intră la punctul 2 din tabel.
Stabilește frecvența potrivită
ISO 9001 nu cere o frecvență fixă. Standardul spune „la intervale planificate”, ceea ce înseamnă că tu decizi cât de des.
În practică, cele mai multe firme din România fac analiza de management o dată pe an, de obicei înainte de auditul extern. Dar asta nu e obligatoriu. Poți face:
- Trimestrial, dacă ai un sistem complex sau ești în implementare
- Semestrial, dacă ai multe schimbări în firmă
- Anual, dacă situația e stabilă și ai puține neconformități
Poți distribui analiza pe mai multe ședințe regulate, în loc să concentrezi totul într-o singură întâlnire lungă. Dacă la ședința lunară de conducere discuți deja satisfacția clienților și performanța proceselor, documentează asta. Auditorul acceptă această abordare, cu condiția ca la finalul ciclului (anual) toate cele 6 categorii de intrare să fie acoperite.
Documentează rezultatele corect
Clauza 9.3.3 cere ca analiza să producă decizii pe trei direcții:
- Oportunități de îmbunătățire identificate
- Nevoia de modificări ale sistemului de management
- Nevoi de resurse (personal, echipamente, buget)
Aceste decizii trebuie documentate. Standardul nu cere un formular specific. Poți folosi o minută de ședință, un proces-verbal sau un tabel cu decizii și responsabili.
Ce trebuie să conțină documentul:
- Data ședinței și participanții (directorul trebuie să fie prezent)
- Datele analizate (cele 6 categorii de mai sus)
- Deciziile luate, cu responsabil și termen
- Semnătura sau aprobarea managementului de vârf
Evită greșelile pe care le găsesc auditorii
Neconformitățile la clauza 9.3 sunt printre cele mai frecvente la auditul ISO 9001. Cele mai comune greșeli:
- Analiza lipsește complet sau e făcută doar pe hârtie, fără participarea conducerii
- Lipsesc date de intrare. Cele mai des omise: performanța furnizorilor, stadiul acțiunilor din analiza anterioară și eficacitatea acțiunilor pe riscuri
- Deciziile sunt vagi (de exemplu „vom îmbunătăți calitatea” fără o acțiune concretă, un responsabil și un termen)
- Directorul nu a participat la ședință. Standardul cere prezența managementului de vârf
- Nu există dovada că deciziile din analiza anterioară au fost urmărite. Auditorul verifică continuitatea de la o analiză la alta.
- Neconformitățile din auditul intern nu au fost discutate în analiză
Pregătește analiza pas cu pas
Dacă faci analiza de management pentru prima dată sau vrei să o îmbunătățești, urmează acești pași:
- Cu 2 săptămâni înainte, cere fiecărui responsabil de departament datele pe zona lui (reclamații clienți, indicatori de proces, starea acțiunilor corective)
- Centralizează datele într-un document unic sau o prezentare scurtă
- Programează ședința cu conducerea firmei (minim: directorul general și responsabilul calitate)
- În ședință, parcurge fiecare categorie de intrare și notează deciziile
- După ședință, trimite minuta cu decizii, responsabili și termene tuturor participanților
- La următoarea analiză, începe cu stadiul acțiunilor din minuta anterioară
Dacă te pregătești pentru audit, verifică minuta ultimei analize de management cu cel puțin o lună înainte. Auditorul o va cere.